А зачем вам программист? 10 сценариев использования онлайн-коннекторов

Бизнес-процессы в интернете во многом состоят из однотипных действий: экспорта данных из одного сервиса в другой, отправки шаблонных сообщений, публикации контента в соцсетях и так далее.

Максим Волошин, автор платформы ApiX-Drive, рассказывает о том, как автоматизировать эти процессы с помощью онлайн-коннекторов, без программистов.

Онлайн-коннектор – это платформа, которая позволяет подключать разные сервисы друг к другу по API и настраивать их взаимодействие.
Созданные таким образом интеграции работают по простой схеме: как только в одном сервисе происходит заданное событие, коннектор автоматически запускает нужное вам действие в другом сервисе или даже в нескольких. Подключение и настройка занимает всего несколько минут.

Обычно платформа поддерживает сотни сервисов. Это могут быть CRM, электронные таблицы, CMS, социальные сети, сервисы рассылок, мессенджеры, системы веб-аналитики, маркетплейсы, менеджеры проектов и не только.

Конечно, если вы захотите автоматизировать сложный нестандартный процесс, то в любом случае придется обращаться к разработчикам. Но когда дело касается простых типичных задач, коннекторы выигрывают.

Так, программисту нужно платить за каждую интеграцию отдельно, работает он дольше, а если сервисы обновят API, разработчика придется нанимать снова для апдейта подключений.

Рассмотрим типичные примеры бизнес-процессов, которые можно автоматизировать с помощью коннекторов.

№1. Передача лидов из социальных сетей в CRM

Предположим, вы хотите собирать заявки через лид-формы «ВКонтакте» и Facebook, а затем обрабатывать их в CRM. Выгружать каждый новый лид из социальной сети вручную – слишком неудобно и долго. Вы не сможете оперативно отвечать клиентам и неизбежно будете их терять.

Чтобы этого избежать, достаточно создать с помощью коннектора две интеграции: между «ВКонтакте» и вашей CRM, а также между Facebook и этой CRM. В результате при появлении в любой из двух соцсетей новой заявки коннектор будет автоматически добавлять ее в систему управления клиентами. Причем вы можете выбрать, какие именно данные лида будут в нее передаваться: например, e-mail, номер телефона, имя клиента, комментарий или все вместе.

Лиды, переданные из «ВКонтакте» и Facebook в «Битрикс24»

№2. Дублирование заказов из магазина в CRM

Допустим, предприниматель создает магазин на CS-Cart, Ecwid или другой популярной CMS, но не хочет использовать встроенную систему управления заказами. Вместо нее он предпочитает работать в более функциональной CRM вроде «Битрикс24» или amoCRM. Что делать?

Необходимо найти коннектор, который поддерживает нужные CMS и CRM, а затем создать с его помощью между ними интеграцию. После этого каждый новый заказ будет автоматически попадать из магазина в воронку продаж внешней CRM. В процессе настройки можно указать, в какую стадию воронки должны добавляться заказы.

№3. Передача контактов из магазина в сервис email-рассылок

Теперь давайте представим, что вы создали магазин на CMS и хотите организовать рассылку с новостями об акциях для всех покупателей. Каждый клиент оставляет при оформлении заказа свой email. Поэтому вам остается только копировать эти почтовые адреса в один из сервисов рассылок, будь то SendPulse, Unisender или MassDelivery.

Чтобы не переносить контакты вручную, можно подключить вашу CMS к выбранному сервису через коннектор. В результате при оформлении каждого заказа имя и email клиента будут автоматически попадать в базу рассылки. Если покупатель вернется и сделает повторный заказ, его адрес окажется в базе снова. Но многие сервисы рассылок позволяют быстро удалять дубликаты.

Контакты, переданные из Tilda в базу сервиса рассылок MassDelivery

№4. Копирование задач между менеджерами проектов

Большие компании не всегда ограничиваются одним сервисом для управления задачами. К примеру, какому-то отделу больше подходит Trello, другому – MeisterTask. Но при этом могут оставаться задачи, которые актуальны для всех отделов. В таком случае не помешает способ автоматического копирования определенных задач из одного сервиса в другой.

Дял этого создаем интеграцию между двумя менеджерами проектов, в процессе указываем, какие именно задачи будут между ними передаваться. К примеру, это могут быть все карточки из определенного списка или задачи, закрепленные за конкретным сотрудником.

№5. Переадресация входящих писем из почты в мессенджер

Коммуникация между сотрудниками в компаниях обычно проходит в мессенджерах. При этом клиенты и партнеры часто обращаются по электронной почте. Приходится переключаться между сервисами, что не очень удобно.

Вы можете сделать так, чтобы письма дублировались в рабочий мессенджер: в чат команды или личные сообщения. Достаточно создать интеграцию между почтовым сервисом и Telegram, Slack или другим мессенджером.

Вы будете видеть, когда приходят действительно важные сообщения, и сможете открывать почту, только если это необходимо.

Письмо, переадресованное из Gmail в Slack

№6. Синхронизация табличных листов в Google Sheets

При работе с таблицами может возникать необходимость копировать данные из одного листа в другие. Например, вы храните каталог товаров в Google Sheets. В один из листов добавляете все товары, а в другие копируете из него товары определенных категорий. В таком случае каждую позицию приходится вносить дважды.

Это лишняя работа, которой можно избежать. Достаточно создать интеграции между главным и остальными листами. Работать это будет так: как только вы добавляете в сводный лист товар, коннектор автоматически копирует его в дополнительный лист. Стоит отметить, что листы могут находиться в одной или разных таблицах и даже разных аккаунтах Google Sheets.

Чтобы в каждый целевой лист попадали только товары соответствующей категории, при настройке интеграций нужно использовать фильтр данных. Подобные функции есть в большинстве коннекторов.

№7. Уведомление сотрудников о важных событиях в CRM

Уведомления могут значительно повысить эффективность работы с CRM. С их помощью сотрудники будут быстрее узнавать о новых заказах, срочных задачах от коллег и других важных событиях. А значит, смогут вовремя реагировать.

Коннекторы позволяют настроить автоматическую отправку уведомлений прямо в Viber, Slack, Telegram или другой мессенджер. Для этого нужно интегрировать один из них с CRM. В процессе создается бот, который будет доставлять сообщения. При этом вы сами можете выбрать события, о которых он будет уведомлять.

№8. Выгрузка данных из CRM в Google Sheets

При работе с CRM не помешает возможность выгрузки финансовых и прочих данных в Google Sheets. С помощью таблицы удобно подсчитывать нужные показатели, составлять отчеты, анализировать и всячески упорядочивать данные. При необходимости можно даже визуализировать различные цифры в виде графиков.

Если интегрировать CRM с Google Sheets через коннектор, он сможет автоматически выгружать в таблицу данные, связанные с контактами и сделками. Это могут быть суммы заказов, описания товаров, комментарии менеджеров, телефонные номера клиентов и так далее. Данные по каждому контакту или сделке выгружаются в отдельную строку – по мере их появления в CRM-системе.

Заказы, выгруженные из «Битрикс24» в Google Sheets

№9. Информирование клиентов об отправке товаров

Интернет-магазинам приходится уведомлять клиентов об отправке товаров. Обычно это делают по SMS. Но при большом потоке покупателей отправлять каждому из них сообщение нереально. Без автоматизации здесь просто не обойтись.

В этой ситуации поможет интеграция между CRM и одним из сервисов SMS-рассылок вроде «SMS Центра», 1000SMS или SMS.RU.

В процессе настройки нужно выбрать в качестве события смену статуса заказа на «Отправлено», а в качестве действия – отправку сообщения. В результате после перехода любого заказа в указанный статус, коннектор будет отправлять на номер клиента SMS с шаблонным текстом.

№10. Выгрузка данных из телефонии в Google Sheets

Работаете с New-Tel, «Телфин», Stream Telecom или подобными системами? В таком случае вам может пригодиться простой способ выгружать данные по звонкам в таблицу. К примеру, для составления отчетов или аналитики. К тому же, выгруженные номера можно использовать как базу для рекламной SMS-рассылки.

Достаточно интегрировать используемую систему телефонии с Google Sheets. При поступлении каждого звонка коннектор будет выгружать дату, время, номер абонента, ссылку на запись разговора и другие данные, которые хранит система.

На что обратить внимание при выборе коннектора

Перечислим основные отличия коннекторов, которые стоит учесть, если вы захотите выбрать одну из таких платформ для работы.

  • Поддерживаемые сервисы. Пожалуй, этот параметр самый важный: если коннектор не работает с нужными вам продуктами, он бесполезен. К примеру, Zapier отличается широкой поддержкой западных сервисов, ApiX-Drive – русскоязычных. А IFTTT предлагает дополнительные возможности для автоматизации Android и iOS.
  • Дополнительные функции. Коннекторы со встроенным фильтром умеют исключать из передачи данные на основе ключевых слов и других параметров. А наличие функций форматирования позволяет изменять передаваемые данные на лету: убирать пробелы, менять регистр символов и так далее. Кроме того, некоторые коннекторы умеют производить вычисления с загруженными цифрами и передавать готовый результат.
  • Доступные тарифы. Обычно коннекторы предлагают несколько тарифных планов с разной функциональностью и стоимостью. Обращайте также внимание на бесплатные возможности. Вероятно, вам будет достаточно только их.
  • Служба поддержки. Хотя разобраться в работе коннектора несложно, иногда у пользователя все же могут возникать различные вопросы. Любые трудности гораздо проще решить с командой поддержки. Желательно, чтобы она говорила на известном вам языке и была доступна в формате чата.